Pengenalan
Untuk pengetahuan semua, pihak JPA telah meminta semua
pelajar bawah tajaan dan pinjamannya untuk mengemukakan keputusan peperiksaan
akhir tahun 2013/2014 kepada pejabat JPA di kedutaan. Ini adalah kali pertama
kita menghadapi situasi ini, maka proses untuk membuat keputusan peperiksaan
secara hardcopy banyak menemui kesukaran dan mengambil masa yang
panjang.
Kami bahagikan proses ini kepada tiga fasa, dan laporan
ini akan menjelaskan fasa tersebut:
1.
Fasa 1:
Keputusan untuk ahli lulus bulan Mei
2.
Fasa 2: Keputusan
untuk ahli mengambil peperiksaan bulan September
3.
Fasa 3:
Penyerahan dan pengurusan kes-kes kecil
FASA 1: Keputusan untuk ahli lulus bulan Mei
Kami telah meletakkan matlamat
untuk mendapatkan transkrip yang menyenaraikan semua keputusan daripada
tahun 1 hingga tahun 5.
Fasa ini bermula pada minggu
ketiga bulan September (untuk memastikan bahawa pejabat telah beroperasi).
Urusan di Shuun Tullab membawa
kami kepada En. Muhammad, seorang pekerja yang mampu berkomunikasi dalam
bahasa Inggeris dengan bagus. Segala urusan transkrip dalam bahasa
Inggeris dikendalikan oleh beliau, dan kami berurusan terus dengannya
tanpa melalui kaunter tahun 6 (kecuali dalam beberapa situasi).
Kami memberikan senarai nama,
tarikh lahir dan keputusan tahun 5 setiap ahli untuk beliau cetak
transkrip tersebut. Kami juga memberikan senarai tersebut dalam bentuk softcopy
di atas permintaan beliau.
Kebanyakan ahli batch
sudah mempunyai transkrip yang menyenaraikan keputusan daripada tahun 1 di
dalam komputer En. Muhammad. Namun tiga orang ahli memerlukan kami untuk
menyerahkan keputusan mereka (tahun 1 - 4) kepada En.Muhammad. Mereka
adalah:
1. ANIS SAFIAH BINTI AZMI
2. MUHAMMAD AFNAN BIN FAKHRURAZI
3. NUR HAZIRAH BINTI MOHD AZLAN
Keputusan daripada tahun 1 bagi
ahli G2G juga tidak terdapat dalam rekod komputer beliau. Maka kami turut
menyerahkan keputusan tersebut (tahun 1 - 4).
Ini adalah titik yang sangat
penting dalam urusan ini kerana terdapat perbezaan dengan kaedah yang
dicadangkan. Perbezaannya akan dibandingkan di hujung fasa ini.
Transkrip yang telah siap
diberikan kepada kami untuk diperiksa terlebih dahulu. Terdapat pelbagai
kesalahan yang wujud dalam helaian-helaian transkrip itu, merangkumi:
1. Tarikh lahir
2. Ejaan nama penuh
3. Keputusan tahun 5 dan gred
4. Keputusan tahun sebelumnya dan gred
5. Keputusan untuk pelajar yang pernah dur
(antara tahun 1 - 4). Beberapa keputusan dur thani tidak keluar
dalam rekod komputer atau tidak dikemas kini kepada keputusan lulus.
Senarai keputusan yang tidak keluar dalam rekod
komputer atau tidak dikemas kini, disusun mengikut subjek dan tahun
pengajian adalah seperti berikut:
Tahun Pengajian
|
Nama
|
Subjek
|
1
|
NAZRIN
SAFUAN BIN NAWANG
|
Physiology
|
2
|
AIMATNUDDIN HUSAIRI
BIN HUSSAIN
|
Psychology
|
4
|
MUHAMAD
HUSNAIM BIN CHE RAHIM
|
Ophthalmology
|
MUHAMMAD ZAHARUDIN BIN
AHMAD SINAR
|
Ophthalmology
Forensics
Community Medicine
|
MUHAMMAD
SHAIR BIN AWANG
|
Ophthalmology
Otorhinolaryngology
(ENT)
Forensics
|
ABUL AKMAL ARIF BIN
ANUAR
|
Forensics
|
NUR ANIS
BINTI MOHD ZALI
|
Ophthalmology
Forensics
|
AFIFI SYAMIL BIN ABDUL
RAZAK
|
Forensics
|
MUHAMMAD
SHAHIR BIN SHAHIBULLAH
|
Ophthalmology
|
NAZRIN SAFUAN BIN
NAWANG
|
Ophthalmology
Forensics
|
MUHAMAD
FARHAN BIN RADUAN
|
Ophthalmology
|
MAHA BINTI AHMAD
|
Ophthalmology
|
Kami mencari kesemua keputusan
tersebut daripada dokumen PDF tahun-tahun lepas, daripada fail simpanan Shuun
Tullab, dan daripada pihak Control sendiri (dengan bantuan
kerani kaunter tahun 6).
Pembetulan yang dibuat dihantar
semula kepada En. Muhammad untuk mendapatkan transkrip yang baru.
Transkrip yang sudah
diperbetulkan dan siap dicetak dibawa kepada Dr. Amina untuk ditandatangani. Urutan pengesahan tersebut seperti carta alir di bawah:
Keputusan mereka yang telah
berpindah ke Malaysia turut dicetak dan kami telah menyimpannya sebagai
rekod.
Sebanyak 67 transkrip berjaya
diselesaikan dalam Fasa 1. Beberapa helaian yang selebihnya dibawa ke Fasa
2.
Fasa 1 berakhir pada 08 Oktober
2014.
CARA YANG DICADANGKAN (PERSENDIRIAN)
|
CARA YANG DILAKUKAN
(WAKIL)
|
Setiap
seorang/wakil kepada beberapa orang pergi ke Shuun Tullab dan isi
borang berserta dengan keputusan mereka.
|
Seorang wakil
memberikan semua keputusan ahli batch kepada seorang pekerja tanpa
mengisi sebarang borang.
|
Setiap seorang memerlukan
gambar.
|
Tidak perlukan
gambar.
|
Mampu dapatkan
keputusan peperiksaan untuk tahun pengajian itu sahaja.
|
Berjaya dapatkan
keputusan untuk semua tahun sebelumnya.
|
FASA 2: Keputusan untuk ahli mengambil peperiksaan bulan September
Fasa 2 bermula pada 15 Oktober
2014.
Setelah keputusan dur thani
keluar, kami terus mengambil tindakan dengan menyiapkan senarai ahli dur
dan keputusan mereka untuk diserahkan kepada En.Muhammad. Kami juga
menyiapkan transkrip yang belum siap dari Fasa 1.
Proses yang lebih kurang sama
dengan Fasa 1 berjalan. Kesilapan dalam transkrip masih berlaku dan
dibetulkan beberapa kali dengan En. Muhammad.
Beberapa orang senior
memerlukan keputusan daripada tahun 1 kerana tiada dalam rekod, dan
perkara itu berjaya diselesaikan.
Fasa ini berakhir pada 26
Oktober 2014.
FASA 3: Penyerahan dan Pengurusan Kes-kes Kecil
Sebanyak 81 transkrip dihantar
di kedutaan, bersama dengan 2 permohonan lanjutan biasiswa (28 September
2014). Rujuk lampiran untuk senarai
nama pemilik transkrip.
Permohonan lanjutan biasiswa
yang berbaki (4 orang) akan diserahkan sendiri oleh pemohon.
Semua transkrip yang disiapkan
dibuat dalam dua salinan. Satu salinan untuk simpanan Unit Akademik dan
satu salinan tambahan untuk diberikan kepada ahli.
PENGURUSAN TRANSKRIP UNTUK TAJAAN LAIN
Untuk keseragaman dan
memastikan matlamat tercapai, kami membuat transkrip untuk semua ahli batch
tidak mengira tajaan mereka. Status transkrip keputusan
mereka seperti dalam jadual di bawah.
TAJAAN
|
NAMA
|
STATUS
|
Yayasan Pahang
|
1. MUHAMMAD AFIQ BIN KAMALUDIN LATIFI
2. MUHAMMAD SHAIR BIN AWANG
3. NUR ALYAA BINTI ABDUL MAJID
|
Telah menerima
transkrip asli daripada kami dan menghantarnya kepada pegawai setelah
diterjemahkan ke dalam Bahasa Malaysia.
|
JAIS*
|
MUHAMMAD MUZZAMMIL BIN MOHAMAD SALLEH
|
Telah menerima
transkrip asli daripada kami dan menghantarnya kepada pegawai tanpa
terjemahan.
|
Majlis Agama Islam
Wilayah Persekutuan
|
MUHAMMAD AFIQ HIDAYAT BIN ZAILANI
|
Telah menerima
transkrip asli daripada kami dan menghantarnya kepada pegawai tanpa
terjemahan.
|
*Nur Adibah Husna binti Aladdin dan Nur Shukriyah binti
Mohamad Shukran membuat transkrip mereka sendiri.
TRANSKRIP UNTUK AHLI DALAM TAHUN PENGAJIAN LAIN
Bagi ahli-ahli yang sedang belajar dalam tahun 5
dan 3, urusan membuat transkrip adalah bawah tanggungjawab Unit Akademik batch
tersebut.
KEPERLUAN MENYENARAIKAN KEPUTUSAN DARIPADA TAHUN 1
Selepas menjadi graduan,
transkrip yang sama juga akan dikeluarkan tetapi dengan penambahan
keputusan peperiksaan MBBch. Apa yang anda lihat adalah gambaran kepada
transkrip yang anda semua akan dapat dua tahun lagi.
Kami dapat mengesan semua
kesalahan dalam rekod yang disimpan pihak universiti. Apabila kami
membetulkannya sekarang, tahun mendatang akan menjadi lebih senang.
Ahli yang mengulang tahun (6
orang) memerlukan transkrip yang menyenaraikan keputusan semua tahun bagi
tujuan permohonan lanjutan biasiswa.
Memenuhi matlamat kami yang
mahukan semua ahli untuk mengetahui prestasi akademik masing-masing, dan
menjadi pembakar semangat dalam menempuhi tahun 6.
RESOLUSI
Proses membuat
transkrip mengambil masa lebih kurang sebulan. Tetapi tempoh yang panjang
itu kami anggap berbaloi kerana akan memudahkan proses akan datang.
Markah ahli yang lulus dur
thani tidak semestinya tepat 60% (daripada markah penuh). Terdapat
beberapa orang ahli yang mendapat markah lebih daripada 60% (rekod sepanjang tahun 1 - 5). Harus diingat bahawa markah untuk dur thani
tidak akan lebih tinggi daripada Maqbul.
Berbekalkan pengalaman pertama
ini, kami akan berbincang bersama ahli Organisasi Batch (OB) bawah Biro
Akademik dalam mencari kaedah paling efisien untuk mengendalikan transkrip
keputusan peperiksaan pada tahun hadapan. Kami berharap agar ini merupakan
suatu sumbangan yang berguna untuk generasi muda.
Disediakan oleh:
AHMAD AIZZUDDIN BIN DAUD,
Ketua Unit Akademik Gen09 2014/2016.