ARCHIVE

 

PENGENALAN

Antara beberapa perkara yang menjamin keberkesanan sesuatu organisasi adalah sistem dokumentasi dan rekod. Dokumen menerangkan perancangan dan pelaksanaan sesuatu perkara, manakala rekod pula melaporkan pelaksanaan perkara tersebut. Dokumentasi dan rekod begitu penting dari aspek pengurusan kualiti kerana ia merupakan satu tanda aras kepada gerak kerja dan membantu dalam latihan kemahiran kepada penggerak sesuatu organisasi.

Penubuhan ARKIB BATCH berasal dari cetusan idea Muhamad Farhan Bin Raduan dan Mohamad Suaidi Bin Mohd Sazali semasa pelaksanaan Karnival Batch. Jika dilihat dari segi keperluan, kewujudan dokumen dan rekod bagi gerak kerja semua Jawatankuasa membuka peluang kepada ahli batch untuk meneroka sistem pengurusan yang telah dilaksanakan di peringkat batch.
  

OBJEKTIF

i. Sebagai sistem penyimpanan dokumentasi dan rekod Batch Gen09.

ii. Menjadi rujukan kepada ahli batch dan mana-mana pihak luar yang mendapat kebenaran.

iii. Sebagai bukti ketelusan dan integriti pihak pengurusan Batch.

iv. Membuktikan pelaksanaan sistem dokumentasi kualiti mampu dilaksanakan di peringkat Batch.

v.  Menjadi model kepada Jawatankuasa-Jawatankuasa Batch yang lain.




FORMAT RUJUKAN

Setiap bahan Arkib akan direkodkan dengan nombor rujukan bagi memudahkan mana-mana pengguna untuk mencari sesuatu bahan, berdasarkan format berikut:



MGN 02 / 001 / 01 (P)
KOD  Tahun pengajian/ Kategori/ Bilangan dokumen (Kelas)

KOD	PENGERTIAN
MGN	Pengurusan (Management)
PRO	Jawatankuasa Pelaksana Program
ELC	Jawatankuasa Pilihan Raya
AKD	AJK Akademik
BPI	AJK Pembangunan Insan
KBJ	AJK Kebajikan
ACT	AJK Aktiviti
TKM	AJK Tugas Khas & Multimedia

KATEGORI	PENGERTIAN
001	Dokumen Pengurusan/Gerak Kerja
002	Surat/Notis/Pekeliling/Arahan Eksekutif
003	Mesyuarat
004	Perbendaharaan
005	Laporan
006	Lain-lain

KELAS*	PENGERTIAN
(P)	Dokumen di tangan akhawat sahaja
(L)	Dokumen di tangan ikhwah sahaja
(R)	Terhad (Restricted)
(S)	Sulit

AKSES

  i) Semua dokumen dikira terbuka dan boleh dirujuk oleh ahli batch dan pihak luar dengan bebas,  kecuali  dokumen mempunyai pengkelasan yang membawa erti sebaliknya.

ii)  Bagi dokumen yang bertaraf (R):

      a) Akses ahli : Tidak memerlukan kebenaran khas daripada Ketua Batch.
      b) Akses pihak luar : Perlukan kebenaran sekurang-kurangnya Setiausaha.

iii)  Bagi dokumen yang bertaraf (S):

     a) Akses ahli : Perlukan kebenaran sekurang-kurangnya Setiausaha.
     b)Akses pihak luar : Perlukan kebenaran Ketua Batch.


iv) Semua dokumen yang berkelas (P), (L), (R), dan (S)  tidak akan dimuat naik ke dalam Internet dan hanya boleh didapati melalui Setiausaha dalam bentuk bercetak.




SENARAI BAHAN ARKIB
Pengurusan

Kertas Cadangan Dokumen Pengurusan - MGN 02/001/01(R)

Analisis Survey (salinan MT) - MGN 02/001/02(S)

Analisis Survey (salinan AJK) - MGN 02/001/03(S)

Senarai Penglibatan Ahli dalam Pelaksanaan Program PERUBATAN - MGN 02/001/04

Senarai Penglibatan Ahli dalam Organisasi PERUBATAN 2011/12 - MGN 02/001/05

Surat Sokongan Kepada AJKT PERUBATAN 2011/12 - MGN 02/002/01(R)

Minit Mesyuarat Jawatankuasa Batch (Ikhwah) 2010/11 - MGN 02/003/01(R)

Minit Mesyuarat Jawatankuasa Batch(Akhawat) 2010/11-MGN 02/003/02(P)(R)

Laporan Kewangan Batch 2010/11 - MGN 02/004/01

Laporan Aktiviti Tahunan Jawatankuasa Batch 2010/11 - MGN 02/005/01

Laporan Post-Mortem Jawatankuasa Batch 2010/11 - MGN 02/005/02(S)


Jawatankuasa Program

Kertas Kerja Karnival Batch 2010/11 - PRO 02/001/01

Master Plan & General Master Plan Karnival Batch 2010/11 - PRO 02/001/02

Minit Mesyuarat & Laporan Post Mortem Karnival Batch 2010/11 - PRO 02/003/01(R)

Belanjawan Karnival Batch 2010/11 - PRO 02/004/01

Akaun Kewangan Karnival Batch 2010/11 - PRO 02/004/02

Laporan Kewangan Karnival Batch 2010/11 - PRO 02/004/03

Ulasan Ketua-Ketua Unit Karnival Batch 2011 - PRO 02/006/01


Jawatankuasa Pilihan Raya
Laporan Gerak Kerja Jawatankuasa Pilihan Raya 2011/12 - ELC 02/005/01(S)





Disediakan oleh:

Setiausaha Batch Gen09