Friday, April 5, 2013

MICROMANAGEMENT & PADAHNYA KEPADA ORGANISASI




Pernahkah situasi ini terjadi kepada anda?

Situasi 1
Ketua : Macam mana dengan kertas kerja? Dah siap belum? Nanti tunjukkan kepada saya.
Orang bawahan: Baik, baik. Saya tahu. Ini dah kali kelima kau telefon dalam minggu ni.

Situasi 2
Ketua : Lepas saya dah lantik kau sebagai pengarah program ni, nanti jumpa saya untuk kita bincang teknikal semasa majlis itu. Jangan buat keputusan tanpa kelulusan saya, OK?
Orang bawahan: OK.

Situasi 3
Ketua: Kenapa buat macam ini? Nanti rosak semua rancangan kita nanti. Kan saya dah kata buat macam saya beritahu hari itu, bukan macam ini. Biarlah, nanti saya siapkan sendiri.
Orang bawahan: T.T …….

Situasi 4
Bos Besar: Saya perlukan seorang untuk kemaskan cashflow perbendaharaan untuk suku ketiga tahun ini. Tolong tugaskan kepada sesiapa. 
Ketua: (Monolog) Lebih baik aku siapkan sendiri, lagi cepat rasanya untuk siap. Tidak perlu aku sentiasa risau anak buah aku buat macam mana.



Sama ada anda di posisi ketua atau orang yang berkhidmat di bawah, jika anda pernah mengalami keadaan di atas ini bermakna anda sedang berhadapan dengan masalah mikropengurusan (micromanagement).


Definisi

Kamus Merriam-Webster mendefinasikan "micromanagement" sebagai
"manage[ment] especially with excessive control or attention on details"; manakala definisi lain ialah "a management style whereby a manager closely observes or controls the work of subordinates or employees".

Berdasarkan kedua-dua definisi ini, boleh kita simpulkan bahawa mikropengurusan melibatkan tumpuan yang berlebihan (terutamanya terhadap perkara-perkara kecil) daripada seorang ketua/pengurus kepada orang bawahannya.

Selain itu, penting juga untuk kita mengetahui maksud istilah "delegasi" untuk lebih memahami perbincangan kita di sini.Kamus Advanced English Dictionary mendefinisikan delegasi sebagai "give an assignment to (a person) to a post, or assign a task to (a person)", iaitu menyerahkan sesuatu tugasan atau jawatan kepada seseorang (orang bawahan contohnya).



Mengenalpasti Mikropengurusan

Ada baiknya kita mengetahui serba sedikit beberapa perkara yang terjadi dalam mikropengurusan.

    1. Sukar atau elak mendelegasikan tugas.
    2. Sentiasa memeriksa perkembangan kerja anak buahnya secara terperinci (boleh mencapai tahap paranoid).
    3. Menyekat anak buah daripada membuat keputusan sendiri tanpa merujuk kepadanya.
    4. Menarik kembali tugasan yang diberikan daripada anak buah, apabila menemui kecacatan padanya  sebelum tugasan itu disiapkan.
    5. Membaiki kesilapan-kesilapan kecil yang berlaku dan mengabaikan tugasnya sebagai ketua/pengurus yang lebih besar.



Punca Mikropengurusan


Pelbagai faktor boleh menyebabkan berlakunya mikropengurusan. Secara umum fakotr terbabit dipecahkan sebagai faktor dalaman dan luaran.

Faktor Dalaman (berkaitan dengan personaliti ketua/pengurus)
1. Kecenderungan untuk mengetahui secara terperinci (detail-orientedness)
2. Emotional insecurity
3. Tidak yakin dengan kompetensi pekerja
4. Sebelum menjadi ketua, mereka biasa dengan kerja hands-on dan gemar melakukannya. Apabila memasuki jawatan pengurusan mereka terasa tidak menyumbang kerana tiada kerja hands-on seperti dahulu.


Faktor Luaran
1. Budaya dalam organisasi
2. Tekanan terhadap masa atau pencapaian
3. Ketidakstabilan kedudukan (ketua atau seluruh organisasi)



Kesan Buruk Mikropengurusan


Mikropengurusan mempunyai konotasi yang buruk dalam bidang pengurusan oleh sebab mafsadah yang besar kepada budaya kerja dan pembangunan pekerja dalam organisasi tersebut.

   1.  Mikropengurusan membantut kreativiti, memusnah kepercayaan.

Apabila orang bawahan perlu mendapatkan kelulusan untuk semua perkara (walaupun perkara kecil), mereka akan berhenti berfikir di atas kaki sendiri dan menjadi tidak berani mengambil risiko dengan idea-idea kreatif atau di luar kotak.

Mereka menjadi tidak bertanggungjawab terhadap keputusan yang mereka buat kerana ketua merekalah yang meluluskan segala perkara. Sebagai contoh, apabila sesuatu keputusan tidak membuahkan hasil yang dimahukan, mereka akan menyalahkan ketua yang meluluskan perkara tersebut.

Orang bawahan akan merasakan bahawa dirinya tidak dipercayai oleh ketua, yang menyebabkan mereka pula tidak mempercayai ketua mereka.


    2.  Mikropengurusan tidak menguasakan pekerja

Seorang ketua berperanan dalam membantu semua orang bawahannya untuk membentuk kemahiran membuat keputusan dan menggilap bakat mereka. Perkara ini tidak terjadi dalam mikropengurusan.


Orang bawahan yang hanya dididik untuk menurut arahan dan  melaksanakan perintah semata-mata tidak akan mengembangkan peribadi mereka. Ketua sepatutnya memberikan ruang kepada pekerjanya untuk belajar dan seterusnya memikul amanah yang semakin besar sejajar dengan pengalaman mereka.

Proses belajar dari kesilapan dan mentoring yang betul daripada seorang ketua mempersediakan orang bawahannya untuk menggantikan kerusi ketuanya itu apabila masanya tiba nanti. Ketua yang alpa akan tanggungjawab ini akan mendapati ketandusan orang bawahan untuk menggantikannya. Akhirnya visi dan matlamat organisasi sukar untuk diteruskan kerana pengganti kurang kefahaman dan penjiwaan.

   3.  Mikropengurusan menjauhkan pekerja berkemahiran

Memberikan perhatian yang banyak terhadap kerja orang bawahan mungkin sesuai dilakukan jika pekerja itu  seorang junior yang memerlukan latihan.

Cara yang sama tidak boleh digunapakai untuk pekerja yang sudah berpengalaman dalam bidang tersebut dan mampu untuk menentukan cara bekerja mereka sendiri. Kekangan mikropengurus melemaskan mereka. Jangan terkejut pula apabila golongan ini meletak jawatan atau menarik diri dari organisasi tersebut.


Menghadapi Mikropengurusan


Sama ada anda seorang mikropengurus atau pekerja menjadi mangsa, beberapa langkah telah dicadangkan oleh pelbagai sumber untuk menyelesaikan masalah ini.

Anda seorang mikropengurus

     1. Minta maaf kepada orang bawahan anda dan bersedia untuk berubah.
     2. Berlatih untuk mendengar pandangan dan idea daripada orang bawahan anda. Berikan mereka      dorongan dan semangat untuk mencapai matlamat mereka.
     3. Dorong orang bawahan untuk berkata-kata apabila mereka mempunyai idea lebih baik - tetapi bukan di masa last minute.
    4. Belajar untuk mendelegasi tugas kepada orang bawahan. Mulakan dengan mereka yang paling berpotensi. Panduan delegasi boleh dirujuk di laman-laman web untuk mempelajari cara delegasi yang efektif.
    5. Jika anda mempunyai cara unik dalam melakukan sesuatu, galakkan orang bawahan untuk bertanya tentangnya. Terangkan kenapa cara anda lebih baik daripada cara orang lain (mungkin cara lain lebih baik, namun mereka akan hormatinya).

Anda mangsa mikropengurusan

    1. Beritahu kepada ketua tersebut tentang kesan perbuatannya terhadap anda. Lakukannya dengan cara yang baik dan penuh hormat. Ini kerana kebanyakkan mikropengurus tidak sedar bahawa mereka sedang mengurus secara mikro!
    2. Bantu ketua untuk mendelegasi. Dapatkan semua maklumat yang anda perlu untuk kerja itu dan tetapkan tarikh/waktu untuk melakukan penilaian terhadap kemajuan anda, bersama ketua.
    3. Terima atau tawarkan diri anda untuk melakukan kerja yang anda yakin dapat melaksanakannya. Ini membolehkan ketua anda percaya terhadap kemampuan anda.
    4. Sentiasa melaporkan kemajuan kerja kepada ketua sebelum ketua memintanya sendiri.


Di Mana Seorang Mikropengurus itu Penting?

Terdapat beberapa bidang yang sesuai untuk dipegang oeh seseorang yang mempunyai ciri mikropengurus. Antaranya ialah audit, penyiasatan, problem-solving dan penyuntingan dokumen. Jika seseorang ketua tidak dapat mengelak dari mengurus secara mikro, eloklah letakkan beliau di dalam bidang-bidang di tadi.


Kesimpulan

Amalan mikropengurusan memberi kesan buruk kepada orang bawahan dan orang yang mengamalkannya. Cuba kenalpasti tanda-tanda mikropengurusan dalam organisasi dan ketua anda agar ia dapat dibaiki dengan sebaiknya. Mikropengurusan mengganggu emosi dan motivasi pekerja, malah boleh mendorong mereka untuk keluar dari organisasi itu.

Walaupun terdapat pendapat berlainan akan faedah mikropengurusan, ia mungkin contoh yang agak terpencil dan bukan semua orang berada dalam situasi yang sama. Misalnya, Steve Jobs dikatakan sebagai seorang mikropengurus yang memerhatikan setiap pembangunan produknya dengan teliti. Saya tinggalkan perbandingan ini untuk pembaca kaji sendiri dan buat penilaian.

Rujukan:
1.  "Avoiding Micromanagement." Mind Tools. Mind Tools Ltd., n.d. Web. 1 Apr. 2013.  <http://www.mindtools.com/pages/article/newTMM_90.htm>.

2.  Jacobs, Deborah L. "How to Manage a Micromanager." Forbes. Forbes Magazine, 07 May 2012. Web. 04 Apr. 2013. <http://www.forbes.com/sites/deborahljacobs/2012/05/07/how-to-manage-a-micromanager/>.

3.  "Micromanagement Is Mismanagement: Are You a Micromanager?" NFIB. National Federation of Independent Business, 2011. Web. 04 Apr. 2013. <http://www.nfib.com/business-resources/business-resources-item?cmsid=31587>.

4.  Popelka, Larry. "In Praise of Micro-Managers." BloombergBusinessweek. Bloomberg, 11 Oct. 2012. Web. 5 Apr. 2013. <http://www.businessweek.com/articles/2012-10-11/in-praise-of-micromanagers>.

5.  Searchy, Tom. "4 Ways to Avoid Becoming a Micromanager." Inc.com. Mansueto Ventures LLC, 19 Mar. 2013. Web. 04 Apr. 2013. <http://www.inc.com/tom-searcy/4-ways-to-stop-being-a-micromanager.html>. 

Aizzuddin Daud GEN09 MEMBER

Do things with passion or not at all.

3 comments:

Anonymous said...

Punca: faktor terbabit dipecahkan. Betulkah penggunaan perkataan dipecahkan?

Di masa last minute= pada saat-saat akhir.

Aizzuddin Daud said...

Terima kasih Anonymous. Perkataan dipecahkan mungkin boleh ditukar menjadi dibahagikan.

Abul Akmal Arif Bin Anuar said...

Sukar atau elak mendelegasikan tugas.
boleh guna perkataan mengelakkan daripada

aku suka artikel ini
sedap
mohon terus menulis