Monday, November 10, 2014

LAPORAN PENGURUSAN TRANSKRIP




LAPORAN PENGURUSAN TRANSKRIP

Pengenalan
Untuk pengetahuan semua, pihak JPA telah meminta semua pelajar bawah tajaan dan pinjamannya untuk mengemukakan keputusan peperiksaan akhir tahun 2013/2014 kepada pejabat JPA di kedutaan. Ini adalah kali pertama kita menghadapi situasi ini, maka proses untuk membuat keputusan peperiksaan secara hardcopy banyak menemui kesukaran dan mengambil masa yang panjang.

Kami bahagikan proses ini kepada tiga fasa, dan laporan ini akan menjelaskan fasa tersebut:

1.      Fasa 1: Keputusan untuk ahli lulus bulan Mei
2.      Fasa 2: Keputusan untuk ahli mengambil peperiksaan bulan September
3.      Fasa 3: Penyerahan dan pengurusan kes-kes kecil


FASA 1: Keputusan untuk ahli lulus bulan Mei

       Kami telah meletakkan matlamat untuk mendapatkan transkrip yang menyenaraikan semua keputusan daripada tahun 1 hingga tahun 5.

       Fasa ini bermula pada minggu ketiga bulan September (untuk memastikan bahawa pejabat telah beroperasi).

      Urusan di Shuun Tullab membawa kami kepada En. Muhammad, seorang pekerja yang mampu berkomunikasi dalam bahasa Inggeris dengan bagus. Segala urusan transkrip dalam bahasa Inggeris dikendalikan oleh beliau, dan kami berurusan terus dengannya tanpa melalui kaunter tahun 6 (kecuali dalam beberapa situasi).

       Kami memberikan senarai nama, tarikh lahir dan keputusan tahun 5 setiap ahli untuk beliau cetak transkrip tersebut. Kami juga memberikan senarai tersebut dalam bentuk softcopy di atas permintaan beliau.

       Kebanyakan ahli batch sudah mempunyai transkrip yang menyenaraikan keputusan daripada tahun 1 di dalam komputer En. Muhammad. Namun tiga orang ahli memerlukan kami untuk menyerahkan keputusan mereka (tahun 1 - 4) kepada En.Muhammad. Mereka adalah:

             1.  ANIS SAFIAH BINTI AZMI
             2.  MUHAMMAD AFNAN BIN FAKHRURAZI
             3.  NUR HAZIRAH BINTI MOHD AZLAN


       Keputusan daripada tahun 1 bagi ahli G2G juga tidak terdapat dalam rekod komputer beliau. Maka kami turut menyerahkan keputusan tersebut (tahun 1 - 4).

       Ini adalah titik yang sangat penting dalam urusan ini kerana terdapat perbezaan dengan kaedah yang dicadangkan. Perbezaannya akan dibandingkan di hujung fasa ini.

      Transkrip yang telah siap diberikan kepada kami untuk diperiksa terlebih dahulu. Terdapat pelbagai kesalahan yang wujud dalam helaian-helaian transkrip itu, merangkumi:

           1. Tarikh lahir
           2. Ejaan nama penuh
           3. Keputusan tahun 5 dan gred
           4. Keputusan tahun sebelumnya dan gred
           5. Keputusan untuk pelajar yang pernah dur (antara tahun 1 - 4). Beberapa keputusan dur thani tidak keluar dalam rekod komputer atau tidak dikemas kini kepada keputusan lulus.

      Senarai keputusan yang tidak keluar dalam rekod komputer atau tidak dikemas kini, disusun mengikut subjek dan tahun pengajian adalah seperti berikut:

Tahun Pengajian
Nama
Subjek
1
NAZRIN SAFUAN BIN NAWANG
Physiology
2
AIMATNUDDIN HUSAIRI BIN HUSSAIN
Psychology
4


MUHAMAD HUSNAIM BIN CHE RAHIM
Ophthalmology
MUHAMMAD ZAHARUDIN BIN AHMAD SINAR
Ophthalmology
Forensics
Community Medicine
MUHAMMAD SHAIR BIN AWANG
Ophthalmology
Otorhinolaryngology (ENT)
Forensics
ABUL AKMAL ARIF BIN ANUAR
Forensics
NUR ANIS BINTI MOHD ZALI
Ophthalmology
Forensics
AFIFI SYAMIL BIN ABDUL RAZAK
Forensics
MUHAMMAD SHAHIR BIN SHAHIBULLAH
Ophthalmology
NAZRIN SAFUAN BIN NAWANG
Ophthalmology
Forensics
MUHAMAD FARHAN BIN RADUAN
Ophthalmology
MAHA BINTI AHMAD
Ophthalmology


Kami mencari kesemua keputusan tersebut daripada dokumen PDF tahun-tahun lepas, daripada fail simpanan Shuun Tullab, dan daripada pihak Control sendiri (dengan bantuan kerani kaunter tahun 6).

Pembetulan yang dibuat dihantar semula kepada En. Muhammad untuk mendapatkan transkrip yang baru.

        Transkrip yang sudah diperbetulkan dan siap dicetak dibawa kepada Dr. Amina untuk ditandatangani. Urutan pengesahan tersebut seperti carta alir di bawah:





         Keputusan mereka yang telah berpindah ke Malaysia turut dicetak dan kami telah menyimpannya sebagai rekod.

         Sebanyak 67 transkrip berjaya diselesaikan dalam Fasa 1. Beberapa helaian yang selebihnya dibawa ke Fasa 2.

Fasa 1 berakhir pada 08 Oktober 2014.

CARA YANG DICADANGKAN (PERSENDIRIAN)
CARA YANG DILAKUKAN
(WAKIL)
Setiap seorang/wakil kepada beberapa orang pergi ke Shuun Tullab dan isi borang berserta dengan keputusan mereka. 
Seorang wakil memberikan semua keputusan ahli batch kepada seorang pekerja tanpa mengisi sebarang borang.
Setiap seorang memerlukan gambar.
Tidak perlukan gambar.
Mampu dapatkan keputusan peperiksaan untuk tahun pengajian itu sahaja.
Berjaya dapatkan keputusan untuk semua tahun sebelumnya.


FASA 2: Keputusan untuk ahli mengambil peperiksaan bulan September

      Fasa 2 bermula pada 15 Oktober 2014.

      Setelah keputusan dur thani keluar, kami terus mengambil tindakan dengan menyiapkan senarai ahli dur dan keputusan mereka untuk diserahkan kepada En.Muhammad. Kami juga menyiapkan transkrip yang belum siap dari Fasa 1.

      Proses yang lebih kurang sama dengan Fasa 1 berjalan. Kesilapan dalam transkrip masih berlaku dan dibetulkan beberapa kali dengan En. Muhammad.

      Beberapa orang senior memerlukan keputusan daripada tahun 1 kerana tiada dalam rekod, dan perkara itu berjaya diselesaikan.

      Fasa ini berakhir pada 26 Oktober 2014.

FASA 3: Penyerahan dan Pengurusan Kes-kes Kecil

      Sebanyak 81 transkrip dihantar di kedutaan, bersama dengan 2 permohonan lanjutan biasiswa (28 September 2014).  Rujuk lampiran untuk senarai nama pemilik transkrip.

      Permohonan lanjutan biasiswa yang berbaki (4 orang) akan diserahkan sendiri oleh pemohon.

      Semua transkrip yang disiapkan dibuat dalam dua salinan. Satu salinan untuk simpanan Unit Akademik dan satu salinan tambahan untuk diberikan kepada ahli.

PENGURUSAN TRANSKRIP UNTUK TAJAAN LAIN

      Untuk keseragaman dan memastikan matlamat tercapai, kami membuat transkrip untuk semua ahli batch tidak mengira tajaan mereka. Status transkrip keputusan mereka seperti dalam jadual di bawah.

TAJAAN
NAMA
STATUS
Yayasan Pahang
1.    MUHAMMAD AFIQ BIN KAMALUDIN LATIFI
2.    MUHAMMAD SHAIR BIN AWANG
3.    NUR ALYAA BINTI ABDUL MAJID
Telah menerima transkrip asli daripada kami dan menghantarnya kepada pegawai setelah diterjemahkan ke dalam Bahasa Malaysia.
JAIS*
MUHAMMAD MUZZAMMIL BIN MOHAMAD SALLEH
Telah menerima transkrip asli daripada kami dan menghantarnya kepada pegawai tanpa terjemahan.
Majlis Agama Islam Wilayah Persekutuan
MUHAMMAD AFIQ HIDAYAT BIN ZAILANI
Telah menerima transkrip asli daripada kami dan menghantarnya kepada pegawai tanpa terjemahan.
*Nur Adibah Husna binti Aladdin dan Nur Shukriyah binti Mohamad Shukran membuat transkrip mereka sendiri.

TRANSKRIP UNTUK AHLI DALAM TAHUN PENGAJIAN LAIN
Bagi ahli-ahli yang sedang belajar dalam tahun 5 dan 3, urusan membuat transkrip adalah bawah tanggungjawab Unit Akademik batch tersebut.


KEPERLUAN MENYENARAIKAN KEPUTUSAN DARIPADA TAHUN 1

   Selepas menjadi graduan, transkrip yang sama juga akan dikeluarkan tetapi dengan penambahan keputusan peperiksaan MBBch. Apa yang anda lihat adalah gambaran kepada transkrip yang anda semua akan dapat dua tahun lagi.

   Kami dapat mengesan semua kesalahan dalam rekod yang disimpan pihak universiti. Apabila kami membetulkannya sekarang, tahun mendatang akan menjadi lebih senang.

     Ahli yang mengulang tahun (6 orang) memerlukan transkrip yang menyenaraikan keputusan semua tahun bagi tujuan permohonan lanjutan biasiswa.

     Memenuhi matlamat kami yang mahukan semua ahli untuk mengetahui prestasi akademik masing-masing, dan menjadi pembakar semangat dalam menempuhi tahun 6.

RESOLUSI

     Proses membuat transkrip mengambil masa lebih kurang sebulan. Tetapi tempoh yang panjang itu kami anggap berbaloi kerana akan memudahkan proses akan datang.

     Markah ahli yang lulus dur thani tidak semestinya tepat 60% (daripada markah penuh). Terdapat beberapa orang ahli yang mendapat markah lebih daripada 60% (rekod sepanjang tahun 1 - 5). Harus diingat bahawa markah untuk dur thani tidak akan lebih tinggi daripada Maqbul.

Berbekalkan pengalaman pertama ini, kami akan berbincang bersama ahli Organisasi Batch (OB) bawah Biro Akademik dalam mencari kaedah paling efisien untuk mengendalikan transkrip keputusan peperiksaan pada tahun hadapan. Kami berharap agar ini merupakan suatu sumbangan yang berguna untuk generasi muda.


Disediakan oleh:
AHMAD AIZZUDDIN BIN DAUD,
Ketua Unit Akademik Gen09 2014/2016.


Lampiran: SENARAI PEMILIK TRANSKRIP KEPUTUSAN PEPERIKSAAN TAHUN 5 2013/2014

TAHUN KE MESIR
TAHUN KE MESIR
NO ID
NAMA
2008
3011
NURUL KAIYISAH LAILA BINTI ISMAIL
2008
3021
FATIMATUZ ZAHRA BINTI AZMI
2008
3027
NUR IZZATI BINTI MOHD HASHIM
2008
3063
SITI ROKIAH BINTI ISHAK
2008
3078
MUHAMMAD SHAHIR BIN SHAHIBULLAH
2008
3095
ABD RAHIM BIN SAMAD*
2009
4001
ABUL AKMAL ARIF BIN ANUAR
2009
4003
AFIF FAHIM BIN MOHAMAD DIMYATI
2009
4004
AFIFI SYAMIL BIN ABDUL RAZAK
2009
4005
AHMAD AIZZUDDIN BIN DAUD
2009
4006
AHMAD BUKHARI BIN BAHARUM
2009
4007
AHMAD FAIZ BIN ZAIB
2009
4008
AHMAD KAMIL BIN AHMAD FAHMI
2009
4010
AHMAD NAUFAL BIN BASRI
2009
4012
AHMAD SHAHIR BIN MOHAMAD NAZRI
2009
4013
AHMAD ZULFAHMI BIN SHA'ARI
2009
4014
AIMATNUDDIN HUSAIRI BIN HUSSAIN
2009
4015
AMIR ASYMUNIR BIN MOHAMAD
2009
4016
AMIR FIKRI BIN ZULHILMI
2009
4017
AMMAR HAMZAH BIN MOHD HANIM
2009
4018
ANIS SAFIAH BINTI AZMI
2009
4019
AQILAH BINTI AB RAZAK
2009
4021
AYUNI SHAFAF BINTI MOHD ADNAN
2009
4022
BADRIYAH BINTI HUSIN
2009
4023
FADHILAH NAJAHI BINTI IBERAHIM
2009
4024
FARAHDINA BINTI MOHD FAUZI
2009
4025
FATHIN NUR AQILAH BINTI AZMAN
2009
4026
FATIN FAEZNUR BINTI FAUZI
2009
4027
HAMIZAH BINTI ZAINAL
2009
4028
HARSYAFIQ RAZAZWAN BIN ABDUL HARIS
2009
4029
IZZATI FARHANAH BINTI ARIP
2009
4032
MAHA BINTI AHMAD
2009
4033
MASTURA BINTI BUKHARI
2009
4034
MOHAMAD FARIS BIN MD NOH
2009
4035
MOHAMAD SUAIDI BIN MOHD SAZALI
2009
4036
MUHAMAD FARHAN BIN RADUAN
2009
4037
MUHAMAD FARIS BIN MUHAMAD ASRI
2009
4039
MUHAMMAD AFNAN BIN FAKHRURAZI
2009
4040
MUHAMMAD ASYRAF BIN MOHAMAD KAMIL
2009
4042
MUHAMMAD HAFIZ BIN MAZLAN
2009
4043
MUHAMMAD HANIF IMRAN BIN MUHAMMAD 'ARIFF FADHILLAH
2009
4044
MUHAMAD HUSNAIM BIN CHE RAHIM
2009
4045
MUHAMMAD IKRAM BIN SHAHROM
2009
4046
MUHAMMAD MU'IZUDDIN BIN AZMI
2009
4047
MUHAMMAD SYAFIEQ BIN MUD SHUKRI
2009
4048
MUHAMMAD SYIHAM BIN ROSLI
2009
4049
MUHAMMAD ZAHARUDIN BIN AHMAD SINAR
2009
4050
MUHAMMAD ZUBAIR BIN MOHD ZUKERI
2009
4052
MUHAMMAD HAFIZ BIN NAZRI
2009
4054
NAQIYAN ANIS BINTI ABDUL RAHIM
2009
4055
NATASHA ATIQAH BINTI MAT AMIN
2009
4056
NAZHAH HANI BINTI MUKHTAR
2009
4058
NAZRIN SAFUAN BIN NAWANG
2009
4059
NOOR AMALINA BINTI ABDUL RAHMAN
2009
4060
NOOR FATEN DAYANA BINTI SAARI
2009
4061
NOOR FATHIYAH BINTI YUSOF
2009
4062
NOR ATIQAH BINTI MOHAMMAD TAHIR
2009
4063
NUR A'FIFAH BINTI RAHIMI
2009
4064
NUR AKMA ANIS BINTI TAJUDDIN
2009
4065
NUR ANIS BINTI MOHD ZALI
2009
4066
NUR ATIQAH BINTI MUHD SUFIAN
2009
4068
NUR FATIN BINTI BAHARIN
2009
4069
NUR HAZIRAH BINTI MOHD AZLAN
2009
4070
NUR MUHAMMAD AMMAR BIN MOHD RAZAK
2009
4072
NUR SABIHA BINTI ZAKARIA
2009
4073
NUR SHAYMAK BINTI ABDULLAH
2009
4075
NUR SYAFEKAR BINTI ZAINI
2009
4076
NURHAWA ILLANI BINTI ROSLAN
2009
4077
NURUL AISYAH BINTI MUDA
2009
4079
RAHIMAH NURYATI BINTI ENGAH
2009
4080
RAUZAN HAYATI BINTI MOHD HASNAN
2009
4081
SHAHRUNIZAM HIDAYAT BIN HISHAMUDDIN
2009
4084
SITI MARYAM BINTI MOHD SALLEHUDDIN
2009
4085
SITI NABIHAH BINTI SHALAH HUDDIN
2009
4086
SITI NURBANI BINTI MD HASSAN
2009
4087
SITI SHAHIRAH BINTI JAMIL
2009
4090
WAN NURHIDAYAH BINTI WAN YAHAYA
2009
4091
WAN NURUL HUSNA BINTI WAN MOHAMAD ROSDI
2009
4092
ZUBAIR BIN JAMIL
2009
4093
WAHDATY NAJIHAH BINTI MOHD
2009
4095
AMANINA BINTI JUAZER RIZAL
            *Dihantar bersama atas permintaan pemilik transkrip.





Aizzuddin Daud GEN09 MEMBER

Do things with passion or not at all.

No comments: