LAPORAN PENGURUSAN TRANSKRIP

LAPORAN PENGURUSAN TRANSKRIP

Pengenalan

Untuk pengetahuan semua, pihak JPA telah meminta semua pelajar bawah tajaan dan pinjamannya untuk mengemukakan keputusan peperiksaan akhir tahun 2013/2014 kepada pejabat JPA di kedutaan. Ini adalah kali pertama kita menghadapi situasi ini, maka proses untuk membuat keputusan peperiksaan secara hardcopy banyak menemui kesukaran dan mengambil masa yang panjang.

Kami bahagikan proses ini kepada tiga fasa, dan laporan ini akan menjelaskan fasa tersebut:

1.      Fasa 1: Keputusan untuk ahli lulus bulan Mei

2.      Fasa 2: Keputusan untuk ahli mengambil peperiksaan bulan September

3.      Fasa 3: Penyerahan dan pengurusan kes-kes kecil

FASA 1: Keputusan untuk ahli lulus bulan Mei

       Kami telah meletakkan matlamat untuk mendapatkan transkrip yang menyenaraikan semua keputusan daripada tahun 1 hingga tahun 5.

       Fasa ini bermula pada minggu ketiga bulan September (untuk memastikan bahawa pejabat telah beroperasi).

      Urusan di Shuun Tullab membawa kami kepada En. Muhammad, seorang pekerja yang mampu berkomunikasi dalam bahasa Inggeris dengan bagus. Segala urusan transkrip dalam bahasa Inggeris dikendalikan oleh beliau, dan kami berurusan terus dengannya tanpa melalui kaunter tahun 6 (kecuali dalam beberapa situasi).

       Kami memberikan senarai nama, tarikh lahir dan keputusan tahun 5 setiap ahli untuk beliau cetak transkrip tersebut. Kami juga memberikan senarai tersebut dalam bentuk softcopy di atas permintaan beliau.

       Kebanyakan ahli batch sudah mempunyai transkrip yang menyenaraikan keputusan daripada tahun 1 di dalam komputer En. Muhammad. Namun tiga orang ahli memerlukan kami untuk menyerahkan keputusan mereka (tahun 1 - 4) kepada En.Muhammad. Mereka adalah:

             1.  ANIS SAFIAH BINTI AZMI
             2.  MUHAMMAD AFNAN BIN FAKHRURAZI
             3.  NUR HAZIRAH BINTI MOHD AZLAN

       Keputusan daripada tahun 1 bagi ahli G2G juga tidak terdapat dalam rekod komputer beliau. Maka kami turut menyerahkan keputusan tersebut (tahun 1 - 4).

       Ini adalah titik yang sangat penting dalam urusan ini kerana terdapat perbezaan dengan kaedah yang dicadangkan. Perbezaannya akan dibandingkan di hujung fasa ini.

      Transkrip yang telah siap diberikan kepada kami untuk diperiksa terlebih dahulu. Terdapat pelbagai kesalahan yang wujud dalam helaian-helaian transkrip itu, merangkumi:

           1. Tarikh lahir
           2. Ejaan nama penuh
           3. Keputusan tahun 5 dan gred
           4. Keputusan tahun sebelumnya dan gred
           5. Keputusan untuk pelajar yang pernah dur (antara tahun 1 - 4). Beberapa keputusan dur thani tidak keluar dalam rekod komputer atau tidak dikemas kini kepada keputusan lulus.

      Senarai keputusan yang tidak keluar dalam rekod komputer atau tidak dikemas kini, disusun mengikut subjek dan tahun pengajian adalah seperti berikut:

Tahun Pengajian	Nama	Subjek
1	NAZRIN SAFUAN BIN NAWANG	Physiology
2	AIMATNUDDIN HUSAIRI BIN HUSSAIN	Psychology
4	MUHAMAD HUSNAIM BIN CHE RAHIM	Ophthalmology
	MUHAMMAD ZAHARUDIN BIN AHMAD SINAR	Ophthalmology Forensics Community Medicine
	MUHAMMAD SHAIR BIN AWANG	Ophthalmology Otorhinolaryngology (ENT) Forensics
	ABUL AKMAL ARIF BIN ANUAR	Forensics
	NUR ANIS BINTI MOHD ZALI	Ophthalmology Forensics
	AFIFI SYAMIL BIN ABDUL RAZAK	Forensics
	MUHAMMAD SHAHIR BIN SHAHIBULLAH	Ophthalmology
	NAZRIN SAFUAN BIN NAWANG	Ophthalmology Forensics
	MUHAMAD FARHAN BIN RADUAN	Ophthalmology
	MAHA BINTI AHMAD	Ophthalmology

Kami mencari kesemua keputusan tersebut daripada dokumen PDF tahun-tahun lepas, daripada fail simpanan Shuun Tullab, dan daripada pihak Control sendiri (dengan bantuan kerani kaunter tahun 6).

Pembetulan yang dibuat dihantar semula kepada En. Muhammad untuk mendapatkan transkrip yang baru.

        Transkrip yang sudah diperbetulkan dan siap dicetak dibawa kepada Dr. Amina untuk ditandatangani. Urutan pengesahan tersebut seperti carta alir di bawah:

         Keputusan mereka yang telah berpindah ke Malaysia turut dicetak dan kami telah menyimpannya sebagai rekod.

         Sebanyak 67 transkrip berjaya diselesaikan dalam Fasa 1. Beberapa helaian yang selebihnya dibawa ke Fasa 2.

Fasa 1 berakhir pada 08 Oktober 2014.

CARA YANG DICADANGKAN (PERSENDIRIAN)	CARA YANG DILAKUKAN (WAKIL)
Setiap seorang/wakil kepada beberapa orang pergi ke Shuun Tullab dan isi borang berserta dengan keputusan mereka.	Seorang wakil memberikan semua keputusan ahli batch kepada seorang pekerja tanpa mengisi sebarang borang.
Setiap seorang memerlukan gambar.	Tidak perlukan gambar.
Mampu dapatkan keputusan peperiksaan untuk tahun pengajian itu sahaja.	Berjaya dapatkan keputusan untuk semua tahun sebelumnya.

FASA 2: Keputusan untuk ahli mengambil peperiksaan bulan September

      Fasa 2 bermula pada 15 Oktober 2014.

      Setelah keputusan dur thani keluar, kami terus mengambil tindakan dengan menyiapkan senarai ahli dur dan keputusan mereka untuk diserahkan kepada En.Muhammad. Kami juga menyiapkan transkrip yang belum siap dari Fasa 1.

      Proses yang lebih kurang sama dengan Fasa 1 berjalan. Kesilapan dalam transkrip masih berlaku dan dibetulkan beberapa kali dengan En. Muhammad.

      Beberapa orang senior memerlukan keputusan daripada tahun 1 kerana tiada dalam rekod, dan perkara itu berjaya diselesaikan.

      Fasa ini berakhir pada 26 Oktober 2014.

FASA 3: Penyerahan dan Pengurusan Kes-kes Kecil

      Sebanyak 81 transkrip dihantar di kedutaan, bersama dengan 2 permohonan lanjutan biasiswa (28 September 2014).  Rujuk lampiran untuk senarai nama pemilik transkrip.

      Permohonan lanjutan biasiswa yang berbaki (4 orang) akan diserahkan sendiri oleh pemohon.

      Semua transkrip yang disiapkan dibuat dalam dua salinan. Satu salinan untuk simpanan Unit Akademik dan satu salinan tambahan untuk diberikan kepada ahli.

PENGURUSAN TRANSKRIP UNTUK TAJAAN LAIN

      Untuk keseragaman dan memastikan matlamat tercapai, kami membuat transkrip untuk semua ahli batch tidak mengira tajaan mereka. Status transkrip keputusan mereka seperti dalam jadual di bawah.

TAJAAN	NAMA	STATUS
Yayasan Pahang	1.    MUHAMMAD AFIQ BIN KAMALUDIN LATIFI 2.    MUHAMMAD SHAIR BIN AWANG 3.    NUR ALYAA BINTI ABDUL MAJID	Telah menerima transkrip asli daripada kami dan menghantarnya kepada pegawai setelah diterjemahkan ke dalam Bahasa Malaysia.
JAIS*	MUHAMMAD MUZZAMMIL BIN MOHAMAD SALLEH	Telah menerima transkrip asli daripada kami dan menghantarnya kepada pegawai tanpa terjemahan.
Majlis Agama Islam Wilayah Persekutuan	MUHAMMAD AFIQ HIDAYAT BIN ZAILANI	Telah menerima transkrip asli daripada kami dan menghantarnya kepada pegawai tanpa terjemahan.

*Nur Adibah Husna binti Aladdin dan Nur Shukriyah binti Mohamad Shukran membuat transkrip mereka sendiri.

TRANSKRIP UNTUK AHLI DALAM TAHUN PENGAJIAN LAIN

Bagi ahli-ahli yang sedang belajar dalam tahun 5 dan 3, urusan membuat transkrip adalah bawah tanggungjawab Unit Akademik batch tersebut.

KEPERLUAN MENYENARAIKAN KEPUTUSAN DARIPADA TAHUN 1

   Selepas menjadi graduan, transkrip yang sama juga akan dikeluarkan tetapi dengan penambahan keputusan peperiksaan MBBch. Apa yang anda lihat adalah gambaran kepada transkrip yang anda semua akan dapat dua tahun lagi.

   Kami dapat mengesan semua kesalahan dalam rekod yang disimpan pihak universiti. Apabila kami membetulkannya sekarang, tahun mendatang akan menjadi lebih senang.

     Ahli yang mengulang tahun (6 orang) memerlukan transkrip yang menyenaraikan keputusan semua tahun bagi tujuan permohonan lanjutan biasiswa.

     Memenuhi matlamat kami yang mahukan semua ahli untuk mengetahui prestasi akademik masing-masing, dan menjadi pembakar semangat dalam menempuhi tahun 6.

RESOLUSI

     Proses membuat transkrip mengambil masa lebih kurang sebulan. Tetapi tempoh yang panjang itu kami anggap berbaloi kerana akan memudahkan proses akan datang.

     Markah ahli yang lulus dur thani tidak semestinya tepat 60% (daripada markah penuh). Terdapat beberapa orang ahli yang mendapat markah lebih daripada 60% (rekod sepanjang tahun 1 - 5). Harus diingat bahawa markah untuk dur thani tidak akan lebih tinggi daripada Maqbul.

Berbekalkan pengalaman pertama ini, kami akan berbincang bersama ahli Organisasi Batch (OB) bawah Biro Akademik dalam mencari kaedah paling efisien untuk mengendalikan transkrip keputusan peperiksaan pada tahun hadapan. Kami berharap agar ini merupakan suatu sumbangan yang berguna untuk generasi muda.

Disediakan oleh:

AHMAD AIZZUDDIN BIN DAUD,

Ketua Unit Akademik Gen09 2014/2016.

Lampiran: SENARAI PEMILIK TRANSKRIP KEPUTUSAN PEPERIKSAAN TAHUN 5 2013/2014

TAHUN KE MESIR TAHUN KE MESIR	NO ID	NAMA
2008	3011	NURUL KAIYISAH LAILA BINTI ISMAIL
2008	3021	FATIMATUZ ZAHRA BINTI AZMI
2008	3027	NUR IZZATI BINTI MOHD HASHIM
2008	3063	SITI ROKIAH BINTI ISHAK
2008	3078	MUHAMMAD SHAHIR BIN SHAHIBULLAH
2008	3095	ABD RAHIM BIN SAMAD*
2009	4001	ABUL AKMAL ARIF BIN ANUAR
2009	4003	AFIF FAHIM BIN MOHAMAD DIMYATI
2009	4004	AFIFI SYAMIL BIN ABDUL RAZAK
2009	4005	AHMAD AIZZUDDIN BIN DAUD
2009	4006	AHMAD BUKHARI BIN BAHARUM
2009	4007	AHMAD FAIZ BIN ZAIB
2009	4008	AHMAD KAMIL BIN AHMAD FAHMI
2009	4010	AHMAD NAUFAL BIN BASRI
2009	4012	AHMAD SHAHIR BIN MOHAMAD NAZRI
2009	4013	AHMAD ZULFAHMI BIN SHA'ARI
2009	4014	AIMATNUDDIN HUSAIRI BIN HUSSAIN
2009	4015	AMIR ASYMUNIR BIN MOHAMAD
2009	4016	AMIR FIKRI BIN ZULHILMI
2009	4017	AMMAR HAMZAH BIN MOHD HANIM
2009	4018	ANIS SAFIAH BINTI AZMI
2009	4019	AQILAH BINTI AB RAZAK
2009	4021	AYUNI SHAFAF BINTI MOHD ADNAN
2009	4022	BADRIYAH BINTI HUSIN
2009	4023	FADHILAH NAJAHI BINTI IBERAHIM
2009	4024	FARAHDINA BINTI MOHD FAUZI
2009	4025	FATHIN NUR AQILAH BINTI AZMAN
2009	4026	FATIN FAEZNUR BINTI FAUZI
2009	4027	HAMIZAH BINTI ZAINAL
2009	4028	HARSYAFIQ RAZAZWAN BIN ABDUL HARIS
2009	4029	IZZATI FARHANAH BINTI ARIP
2009	4032	MAHA BINTI AHMAD
2009	4033	MASTURA BINTI BUKHARI
2009	4034	MOHAMAD FARIS BIN MD NOH
2009	4035	MOHAMAD SUAIDI BIN MOHD SAZALI
2009	4036	MUHAMAD FARHAN BIN RADUAN
2009	4037	MUHAMAD FARIS BIN MUHAMAD ASRI
2009	4039	MUHAMMAD AFNAN BIN FAKHRURAZI
2009	4040	MUHAMMAD ASYRAF BIN MOHAMAD KAMIL
2009	4042	MUHAMMAD HAFIZ BIN MAZLAN
2009	4043	MUHAMMAD HANIF IMRAN BIN MUHAMMAD 'ARIFF FADHILLAH
2009	4044	MUHAMAD HUSNAIM BIN CHE RAHIM
2009	4045	MUHAMMAD IKRAM BIN SHAHROM
2009	4046	MUHAMMAD MU'IZUDDIN BIN AZMI
2009	4047	MUHAMMAD SYAFIEQ BIN MUD SHUKRI
2009	4048	MUHAMMAD SYIHAM BIN ROSLI
2009	4049	MUHAMMAD ZAHARUDIN BIN AHMAD SINAR
2009	4050	MUHAMMAD ZUBAIR BIN MOHD ZUKERI
2009	4052	MUHAMMAD HAFIZ BIN NAZRI
2009	4054	NAQIYAN ANIS BINTI ABDUL RAHIM
2009	4055	NATASHA ATIQAH BINTI MAT AMIN
2009	4056	NAZHAH HANI BINTI MUKHTAR
2009	4058	NAZRIN SAFUAN BIN NAWANG
2009	4059	NOOR AMALINA BINTI ABDUL RAHMAN
2009	4060	NOOR FATEN DAYANA BINTI SAARI
2009	4061	NOOR FATHIYAH BINTI YUSOF
2009	4062	NOR ATIQAH BINTI MOHAMMAD TAHIR
2009	4063	NUR A'FIFAH BINTI RAHIMI
2009	4064	NUR AKMA ANIS BINTI TAJUDDIN
2009	4065	NUR ANIS BINTI MOHD ZALI
2009	4066	NUR ATIQAH BINTI MUHD SUFIAN
2009	4068	NUR FATIN BINTI BAHARIN
2009	4069	NUR HAZIRAH BINTI MOHD AZLAN
2009	4070	NUR MUHAMMAD AMMAR BIN MOHD RAZAK
2009	4072	NUR SABIHA BINTI ZAKARIA
2009	4073	NUR SHAYMAK BINTI ABDULLAH
2009	4075	NUR SYAFEKAR BINTI ZAINI
2009	4076	NURHAWA ILLANI BINTI ROSLAN
2009	4077	NURUL AISYAH BINTI MUDA
2009	4079	RAHIMAH NURYATI BINTI ENGAH
2009	4080	RAUZAN HAYATI BINTI MOHD HASNAN
2009	4081	SHAHRUNIZAM HIDAYAT BIN HISHAMUDDIN
2009	4084	SITI MARYAM BINTI MOHD SALLEHUDDIN
2009	4085	SITI NABIHAH BINTI SHALAH HUDDIN
2009	4086	SITI NURBANI BINTI MD HASSAN
2009	4087	SITI SHAHIRAH BINTI JAMIL
2009	4090	WAN NURHIDAYAH BINTI WAN YAHAYA
2009	4091	WAN NURUL HUSNA BINTI WAN MOHAMAD ROSDI
2009	4092	ZUBAIR BIN JAMIL
2009	4093	WAHDATY NAJIHAH BINTI MOHD
2009	4095	AMANINA BINTI JUAZER RIZAL

            *Dihantar bersama atas permintaan pemilik transkrip.